Relaciones Públicas

 

Relaciones Públicas

Para empezar es muy importante el ambiente de trabajo, que sea agradable para el buen desempeño laboral. 

El personal secretarial es el colaborador directo del jefe y encargado de varias funciones administrativas. 

El jefe se encarga de cosas especiales y funciones complejas. Por eso tiene empleados administrativos que deben demostrar competencia, inteligencia, y dinamismo.

En el ambiente laboral el comportamiento es clave en el desempeño en las funciones que se le asignan, sin dejar de lado un aspecto  importante: las relaciones publicas.  

El personal secretarial tiene que relacionarse con:

- Sus jefes.

- Con sus subordinado.

- Con sus compañeros.

Sus jefes

El podrá desarrollar su trabajo en forma mas efectiva y eficiente, si su asistente cuida de todos los detalles de la oficina sobre todo con las llamadas telefónicas de forma correcta, la atención de visitantes, planeamiento de citas, entrevistas, viajes y demás asuntos similares.

El trato con el jefe, el asistente no debe permitirse familiaridad,, tendrá distancia, y la reación será de trabajo. 

Siempre debe ser amable, cuando el jefe se detenga en consideraciones personales acerca de su familia, su trabjo y progresos, pero evite con su jefe y colegas abordar asuntos demasiados personales y familiares.

Deberas adaptarse a la personalidad moral e intelectual del jefe. Siempre respetar y agradecer al jefe sin hacerlo de forma indiscreta.

No prejuzgue las cualidades del jefe por las primeras impresiones.

La persona brusca, puede perfectamente ser educado y de gran corazón y puede que a primera vista es encantadora y tener cualidades morales menos importante y sea una persona de la que haya que desconfiar. Por supuesto no se debe generalizar y debemos comprobarlo nosotros mismos.

Algunas cualidades  del secretariado complementarias del jefe: 

Es ordenado, para que el jefe pueda no serlo.

Es paciente, para que él pueda no serlo.

Es metódico, para que él pueda crear.

Suple discretamente, y sin ostentación, sus insuficiencias.

Con sus subordinados

Cuando le confíe funciones debe delegar y  supervizar funciones en otras personas, se debe actuar con dignidad y  cortesía pero sin arrogancia. 

Ser justos y equitativos, para evitar desprecio. Es necesario trabajar mano a mano con el equipo de trabajo.

Adicionalmente, es necesario desarrollar actitudes como: 

CONFIANZA: Ejercer control discreto, firme y  periódico, dejando a la persona que se desarrolle y que demuestre su capacidad y habilidad.

PACIENCIA: Considerar que la persona que depende de nosotros, debe aprender igual que uno al principio y alguien tuvo la paciencia de enseñarnos.

BENEVOLENCIA: No señalar las faltas delante de los demás, dar otra oportunidad, enmendar el error sin aspavimientos.

INCENTIVAR: Felicitar, motivar,animar, y hacerle sentir importante a quien hace bien su trabajo.

HUMANISMO: Entender que los demás existen que tienen una vida privada, familia, alegrías y penas.

CON SUS  COMPAÑEROS DE TRABAJO

a) Saludar a sus nuevos  compañeros, dar los "Buenos días" es de buena  educación y   cortesía aunque sean de otro departamento, al presidente de la empresa, al  mensajero,  al ascensorista, etc. Si te saludan devuelve el saludo cortésmente.

b) Al ser presentado a los nuevos  compañeros conteste cortésmente. 

c) No se  apresure hacer amistades inmediatamente, ellos tomaran  la iniciativa, así, no pareceras impaciente.

 Así evitarás alguna relación  que podría perjudicarote. 

d) No presuma ni se luzca intentando cambiar algo en el sistema que le parezca que esta mal. Al ser nuevo no estas enterado de como se esta realizando, seria  descortes para sus compañeros y al jefe. 

Con el tiempo y sepa como se desarrolla el sistema, es posible dar una sugerencia y acepten su opinión.

e) Cada empresa tiene su  política y una manera de nombrar a sus empleados.

Las oficinas formales como las medicas y legal el uso del nombre va acompañado del titulo correspondiente, por ejemplo; Licenciado Ruiz, Doctor Mora.

Con las informales es más común solo por sus nombre o acompañado de señor, señora, señorita si es el caso por respeto, según la  política que se lleve.

g) Nunca se dirija a su jefe por su nombre, indique el titulo que le corresponde, o como es mas  común por "Don o Doña", por  ejemplo, don Eduardo, o doña Ines.  También al contestar: "Si, señor o si, señora".

h) Con los ejecutivos igual seles debe llamar junto con el titulo, ya que se espera que los empleados los llamen de esa manera, aunque entre ellos no lo hagan.

i) Con las personas mayores de edad, se les tratara con respeto. Algunos   preferirán seles llame por su titulo. Es posible que con el tiempo y confianza pueda llamarlos por su nombre de pila, aunque algunos ya lo hagan.