Técnicas Secretariales

El personal secretarial y la atención al público

Las preocupaciones fundamentales en el  quehacer secretarial giran en torno a dos temas principales: el desempeño o el rendimiento de los individuos en el trabajo y la satisfacción que obtienen de ello.

Independientemente el lugar de trabajo, las tareas son similares, el trato con personas internos y externas a la oficina será de las funciones primordiales, ya sea personal o por teléfono.

Se debe revisar y analizar nuestras cualidades, aptitudes, habilidades y destrezas para el trabajo a realizar como personal secretarial.

I.     Cualidades morales e intelectuales

Lealtad: a la empresa, al jefe, a los compañeros. Ser siempre positivo en el trabajo, aun cuando haya contrariedades, se debe ser fiel al equipo de trabajo y a las responsabilidades.

Atención: Prestar la debida atención a quienes nos solicita colaboración, aunque no sea parte de nuestras obligaciones, y si no podemos indicarle a quien puede dirigirse. Debemos mostrar un interés genuino y escuchar a las personas.

Confidencialidad: No divulgar los secretos que se nos han confiado, ni tampoco dar información aunque tengamos acceso a la misma, si no estamos autorizados o consideramos que no es correcto.

Conciencia profesional: Desarrollar nuestro trabajo concienzudamente, dando lo mejor de nosotros, haciendo todo perfecto, como verdaderos profesionales.

Discreción: No preguntar lo que no debemos, respetar la individualidad de nuestros compañeros, ser sinceros, objetivos y no dejarnos llevar por las apariencias, ni por la simpatía o antipatía que nos inspiren las personas. Tratar a todos por igual.

Entusiasmo: Mostrar energía, tenacidad, vigor y dinamismo.

Buena educación: Se debe desarrollar hábitos más allá de los aprendidos en el hogar, si fuera necesario sin importar de la familia que pertenezcamos. El buen trato social, la cortesía, la dignidad, el sentido social, la claridad, la bondad y la humildad son virtudes que deben acompañarnos siempre sin sentirnos superiores.

Dominio de sí mismo: Importante para adaptarse a cualquier circunstancia, y hacerle frente a las responsabilidades que asumimos, sin temores ni dudas, con la confianza de que sabemos y podemos hacerlo.

Criterio: Saber lo que queremos y tener metas para lograrlo, con optimismo, buen humor y sentido. Se debe tener madurez de juicio, aunque seamos muy jóvenes, ya que a veces deberemos actuar como personas con mucha experiencia y conocimiento.

Iniciativa: Importante tener iniciativa propia y no esperar que le digan lo que tiene que hacer. No evada las responsabilidades, valla siempre adelante y demuestre la confianza sus posibilidades.

Honestidad: No perjudicar a los compañeros, si no nos gusta que nos hagan mal. Ser honesto consigo mismo. No solo robar, mentir y engañar es deshonestidad, también la hipocresía, la calumnia y la envidia. Otro ejemplo que aplica como deshonesto es emplear el tiempo de trabajo para fines personales.

Tacto: Sepa escuchar a las personas que se acercan a usted. Si le dicen algo molesto, calle y piense dos  veces lo que va contestar. De esta manera demuestra su inteligencia. Ser más cordiales con los compañeros. La falta de tacto puede ser por nerviosismo, enfermedad, preocupaciones, etc. Practicándolas se da más realce a la personalidad.