La llamada telefónica

La conversación telefónica debe seguir las mismas pautas de cortesía y eficacia que una conversación cara a cara. La única diferencia radica en que, en la comunicación telefónica, solo se cuenta con el uso de palabras y el tono de voz para transmitir un mensaje.

Tanto los hábitos al hablar como la calidad de la voz son igualmente importantes. Una voz agradable facilita su audición, mientras que los buenos hábitos de lenguaje permiten una mejor comprensión. Es fundamental que el emisor pronuncie las palabras de manera clara y precisa, de modo que aquellos que llaman puedan entender fácilmente lo que se dice. Ya que escuchar los mensajes de manera correcta es crucial en este contexto

Algunas sugerencias que pueden ayudar a mejorar la voz al hablar por teléfono cuando se atienden los clientes:

Practica la pronunciación: Dedica tiempo a practicar la pronunciación clara y precisa de las palabras. Trata de articular correctamente cada sonido para que te entiendan con facilidad.

Modula el tono de voz: Asegúrate de hablar en un tono amable y profesional. Evita hablar demasiado bajo o demasiado alto, ya que podría dificultar la comprensión.

Respiración y postura adecuada: Antes de contestar una llamada, toma una respiración profunda para relajarte y mantener la calma. Mantén una postura erguida y relajada, ya que esto ayuda que la voz fluya de manera más natural.

Sonríe al hablar: Aunque el cliente no pueda verte, tu sonrisa se reflejará en la voz. Al sonreír, transmitirás amabilidad y entusiasmo, lo cual puede generar una mejor impresión y una comunicación más positiva.

Evita el uso de muletillas y palabras de relleno: Intenta evitar el uso excesivo de muletillas como "ehm", "este", "bueno", etc. Estas palabras pueden distraer y restar claridad a tu mensaje. Habla de forma directa y concisa.

Escucha activamente: Presta atención a lo que el cliente está diciendo y demuestre interés en su problema o consulta. Haz preguntas relevantes y confirma que has entendido correctamente antes de responder. Esto muestra empatía y ayuda a establecer una mejor conexión con el cliente.

Utiliza un lenguaje claro y sencillo: Evita el uso de tecnicismos o jerga que pueda resultar confusa para el cliente. Utiliza un lenguaje claro, sencillo y adaptado al nivel de comprensión del interlocutor.

Practica y recibe retroalimentación: Practicar regularmente puede ayudar a mejorar la voz y habilidades de comunicación. Además, busca la retroalimentación de tus compañeros o supervisores para identificar áreas de mejora y trabajar en ellas.

El personal secretarial atiende muchas llamadas que recibe el jefe.                        Algunos ejecutivos prefieren contestar sus propias, llamadas pero  cuando estan opcupados o se encuentran fuera de la oficina pefieren que la asistente conteste.

• Se contesta ràpido y con amabilidad, se debe contestar al primer sonido del timbre.
• Al contestar también hay que tener la libreta a mano, para tomar notas inmediatamente. 
• El secretario debe proporcionar de inmediato su nombre y el de la  compañia, oficina o departamento, para dar inicio la conversación. Nunca  contesta "Hola", o "Si", no proveen identificación.  

Recuerda que la práctica constante es fundamental para mejorar las habilidades de comunicación por teléfono.